第一章 总则
      第一条 为保持厦门城市环境研究所（以下简称“研究所”）公文及其它内部文件格式的规范、统一、严肃、整洁，根据《中国科学院公文处理办法》、《中国科学院公文格式细则》，结合研究所实际，特制定本办法。
     第二条 本办法适用于研究所及其各处、室、研究中心管理活动中发生的各类内、外部行文。
第二章  公文种类
      第三条 研究所行文按发文方式可分为正式公文及其它行文。
      正式公文指以研究所名义上报、下发，并使用研究所公文版头和发文字号，由研究所领导或其授权人审核签发的公文。  
      其它行文指研究所及其各处、室、研究中心管理活动中发生的除正式公文之外的其它内、外部文件。包括各内部处、室、研究中心之间、内部处室与外部相关单位之间用于保持日常性信息沟通的行文。
      第四条 按发文性质分，公文种类主要有：
    （1）决定
     适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩治、变更或撤销不适当的决定事项等。
    （二）通知
     适用于批转下级单位的公文，转发上级单位或相关单位公文，传达规章制度、人员任免及其它需相关处室周知或执行的事项。
    （三）通报
     适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
    （四）报告
     适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
    （五）请示
     适用于向上级单位请求指示、批准。
    （六）批复
     适用于答复下级单位的请示事项。
    （七）意见
     适用于对重要问题提出见解和处理办法。
    （八）函
     适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求有关批准和答复审批事项。
    （九）会议纪要
     适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章   行文规则
      第五条  行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。通过电话、面谈、会议能解决的问题，不用书面行文。
      第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
      第七条 属于上级主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
      第八条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式。
      第九条  除上级领导直接交办的事项外，不得以研究所名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。
      第十条  对不规范的行文，原则上都要退回拟稿处室。
第四章   发文办理
      第十一条  发文办理指以研究所名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
      第十二条  草拟公文
      草拟是公文承办人根据领导交拟或批办的意见拟写文件初稿的过程；文稿拟就后，填写“发文稿纸”(附件1)，包括：文件标题、发送单位、紧急程度、密级、拟稿人签名、日期等。
      第十三条  审核、签发公文
     （一）审核人收到稿件后，对文稿形成背景、基本观点、政策界限、落实措施、文字表述、文稿体式等方面进行认真审核修正，紧急件当日处理完，普通件二个工作日内处理完毕。
     （二）经审核确定无误的文稿，主办处、室、研究中心负责人签署意见、签名、核稿日期等并呈研究所其他领导会签。
      对涉及其他处、研究中心职权范围内的事项，主办处、室、研究中心应当主动与有关处、研究中心协商，请其会审，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办处、室、研究中心负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办处、室、研究中心可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关处、室、研究中心会签后报请研究所领导协调或裁定。
      （三）各处、室、研究中心公文应有明确的审批权限。研究所审批权限的一般原则为：
       1．以党、工、团名义发出的文件由党、工、团负责人签发；
       2．涉及全局性的重要文件（上行文、平行文、下行文）由所领导签发；
       3．涉及某一方面问题的文件（平行文、下行文），由研究所主要负责人或授权其他负责人审批；
       4．研究所领导办公会纪要由所长签发，专题会议纪要由主持会议的分管领导签发；
       5．法定签发人因公外出可授权或委托其他负责人代签发。
      （四）研究所应有专人负责公文印制与发送。正式印制前，有关责任人应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备。附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核无误后进行发文登记、编发文号、填写主题词、发送范围、印制数量，进行排版、校对（由拟稿人校对并签字）、复印、盖印、发送。
      （五）研究所行文的发送应填写“发文登记表”（附件5），并由收文单位经办人签收（以电子文本内部发送的除外）。收文对象为各处、室、研究中心的，应确保发送到收文处、室、研究中心负责人，各处、室、研究中心负责人负责确保本处、室、研究中