第一章  总则
      第一条 为保持厦门城市环境研究所（以下简称“研究所”）公文及其它内部文件格式的规范、统一、严肃、整洁，根据《中国科学院公文处理标准》、《中国科学院公文格式标准》，结合研究所实际，特制定本细则。
      第二条 本细则适用于研究所及其各处、室、研究中心管理活动中发生的各类内、外部行文。
第二章  公文格式
      第三条 正式公文一般由紧急程度、秘密等级、研究所标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
      第四条 标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
      第五条 研究所标识由研究所全称或规范化简称后加“文件”组成 ；对一些特定的公文可只标识发文单位全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版式心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文单位以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm（高×宽）。（格式一）
      第六条 发文字号由发文代字、年份和序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔   〕”插入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号的位置，规定在发文单位标识下空2行，发文单位标识与红色反线之间的距离。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
研究所代字为“科城环字”“厦城环字”（或科城环*字，厦城环*字）。
上报的公文（请示、报告、意见）必须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（格式二）
      第七条 公文标题，一般由发文单位名称、公文主要内容、公文种类组成。标题文字应求扼要简短。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题置于红色反线下空2行位置，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
      第八条 公文抬头，即公文的主送单位，应左顶格置于正文之上、标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，最后一个主送单位名称后标全角冒号。主送单位可以用全称，也可以用规范化的简称。没有抬头的公文，主送单位置于公文末页分送栏中抄送单位之上。
      第九条 公文正文自主送单位名称下一行开始，使用3号仿宋体字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行隔断。
      第十条 公文如有附件，应有附件说明。即在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号并注明附件全称，附件如超过一件，应标识序号，序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。
      第十一条 成文日期一般用签发人最后批准日期。如签发人批准后，因故不能及时送印，时间耽搁超过20天的，成文日期可由承办单位确定。成文日期应用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
      第十二条 单一机关制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期并加盖印章。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文日期，印章用红色。加盖印章上不压正文,下压成文时间。
      当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
      第十三条 转上级各部门文件时，被转发的公文，应隐去发文单位标识和版记，在标题下面标明发文字号，在该公文的落款处写上单位名称。
      第十四条 主题词，应从国务院办公厅1997年12月修订的《国务院公文主题词表》中选用。主题词标引在公文分送栏之上，按类别词、类属词、区域、文种的顺序排列，数量不超过5个。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，不加标点符号。
      第十五条 公文如有抄送单位，在主题词下一行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；如抄送多类别单位时视其类别应分行排列，同类别抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。
如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。
      第十六条 印发单位栏，设在公文未页最后一行，用3号仿宋体字。印发单位左空1字，标明厦门城市环境研究所，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，右空1字。
      第十七条 研究所各类会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。发文字号由年份和序号组成，放在横线之上居中。会议纪要不加盖公章。其他要素从本细则相关要素说明。（格式三）
      第十八条 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,使用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色，两线之间各要素的标识方法从本细则相应要素说明。
第三章  印刷格式
      第十九条 公文纸一律采用国际标准A4纸